Communicatie en samenwerking optimaliseren.
Philip Lievens
Trainer Consultant Coach
Constructieve samenwerking tussen afdelingen.

Door omstandigheden kan het voorkomen dat diensten en afdelingen moeilijker met elkaar communiceren.

- Men trekt niet meer aan eenzelfde koord, de doelen divergeren, men volgt elk een eigen logica.

- Men heeft enkele minder goede ervaringen met elkaar opgedaan, en de relaties verwateren.

- In moeilijke tijden kan men aan de top zich genoodzaakt zien om diepgaande beslissingen te nemen en nieuwe organisatie beleidslijnen uit te tekenen, onder tijdsdruk kan het gebeuren dat deze met weinig overleg in de organisatie naar beneden geduwd worden. Het effect is doorgaans: discussies, zich niet gerespecteerd voelen, zich minder verantwoordelijk voelen (want de beslissingen zijn daarboven genomen), en demotivatie.

Kan een dergelijke neerwaartse spiraal omgebogen worden ?

Een aanpak van onpartijdige externe begeleiding werkt aan verbetering :

-  niet vanuit een experten-benadering (cfr. diagnose stellen, adviezen formuleren, acties implementeren) wat doorgaans nog es op een top down gebeuren aankomt,

-  maar wel interactief en in co-creatie met alle betrokkenen,

-  en volgens een oplossing bouwende methodiek (“Solution Focus”).

Co-creatief denken en handelen neemt het perspectief van de betrokkenen mee in een proces van dialoog aan de hand van juiste vragen.

De aanpak van een dergelijke begeleiding bestaat uit drie fazen, en is geschikt voor grote groepen, alle belanghebbenden nemen deel zodat zij tijdens de sessies gehoord en betrokken worden in het proces van verbetering.

Het neemt een dag sessie en twee halve dag sessies in beslag.

 

Fase 1: Input.

  • Verwachtingen en beoogde resultaten van het project uitklaren.
  • Input door rondetafels met elk van de betrokken partijen.

- Elk van de betrokken partijen worden bevraagd op huidig nut en verdere verwachtingen naar de toekomst.

- De andere partijen komen niet tussen, maar reflecteren over leerinzichten en hoe zij beter kunnen worden.

  • De gewenste toekomst formuleren.

Wat is op het vlak van communiceren en samenwerken de gewenste toekomst, en wat zullen daarvan de voordelen zijn ?

Door middel van welke acties ?

         

 Fase 2 : Concretisering in acties.

  • Prioriteiten bepalen.

Welke van deze ideeën zullen het sterkst bijdragen; steun mobiliseren.

  • Uitwerking.

De prioritaire acties worden naar concrete acties gecoacht :

- Perfecte toekomst.

Waar staan we nu ? Drijvende krachten: hulpmiddelen, sterkten.

Volgende stap richting doel.

Plenair worden alle acties gepresenteerd, en met de feedback werken taakgroepen verder aan het scherp stellen van hun actieplan.

  • Implementatie.

De taakgroepen gaan vervolgens een periode in om hun acties in praktijk om te zetten.

Fase 3 : Opvolging.

Na een aantal weken volgt een opvolgingsmoment.

 

Deze aanpak is waarderend en oplossingsgericht.

De meeste deelnemers stelden dat zij in dit proces de openheid en inbreng van alle visies in het bijzonder hebben gewaardeerd, en dat daartoe een goede werkwijze werd gehanteerd: “door de wijze van benadering werden conflictsituaties omgebogen naar kansen, om de werking te verbeteren.”

De aard van de vragen is in dit hele proces toonaangevend, ze scheppen de focus en de realiteit: kijken we naar de achterkant van de dingen, of naar de voorkant ?

Resultaten van dit proces zijn:
   - grotere betrokkenheid,
   - een groter gevoel van competentie,
   - grotere ondersteuning door collega’s,
   - betere overkoepelende groepssamenhang,
   - en klaarheid over individuele bijdragen.

 



Training van oplossingsgerichte communicatie en samenwerkingsvaardigheden.
Een gedragen toekomstvisie en strategie vormen.
Betrokkenheid bij verandering.
Constructieve samenwerking tussen afdelingen.
Communicatie en samenwerking optimaliseren.Progressie gerichte coaching.Persoonlijke organisatie(Blijven) Leren in organisaties.Referenties.Werkwijze ? Wie is ?